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実際にテレビ会議システムを取り入れた場合の流れについてここでは説明しています。海外の支店に導入する場合のことも書いているので参考にして下さい。
テレビ会議ではまず、マイクとカメラによって音声と映像を取り込みます。取りこまれる画像や音声の質はそれぞれの製品の品質によっても異なりますし、人数に合わせた製品の利用が重要だと言えます。取りこまれた画像や音声はコーデックという機器によってアナログからデジタル信号に変換されます。そして送信できる量まで圧縮をかけられるのです。圧縮しないとISDNやADSL回線では送信できません。
標準化によって決められた規格によって相手側の機器に送信されます。相手側のテレビ会議システムが自社と同じ機種でなくても標準化によって正しく変換されるようになっています。送信されたものはまだデジタル信号なので、そのままでは表示出来ないため、相手側のコーデックによってアナログ信号に変換されます。これをデコードと呼んでいます。その反対はエンコードと呼ばれています。
相手側のテレビ会議システムのモニタとスピーカーから音声と画像が表示されます。画像の場合は高画質で表示されることが多いのですが、音声の場合は相手との距離によって遅延が生じたりエコーやノイズが入ったりします。この流れは双方向からリアルタイムで行われるため、スピーカーの音声が相手側のマイクから出ないようにエコーキャンセラーの機能なども同時進行で行われます。